Rabu, 26 Agustus 2015
Jumat, 13 Februari 2015
Pengertian Rapat, Tujuan Rapat, Jenis-Jenis Rapat, Dan Syarat-Syaratnya
- Pengertian Rapat
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia,Rapat diartikan sebagai Pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan / membahas sesuatu.
Namun, jika kita hanya terpaku pada definisi diatas, terkadang dapat menempatkan kita pada persepsi yang salah. Contoh pengertian pengajian dan arisan. Bukankah pengajian dan arisan juga dapat didefinisikan seperti definisi diatas? Lalu, bagaimana definisi rapat yang lebih kontekstual seperti yang dimaksudkan di dalam sebuah organisasi?
Dalam organisasi , secara luas rapat dapat dedefinisikan sebagai suatu pertemuan yang dihadiri oleh beberapa kumpulan orang untuk membicaran sesuatu hal yang penting yang menyangkut kepentingan bersama dalam organisasi ataupun kepentingan bersama dengan pihak internal lainnya guna menghasilkan keuntungan yang optimum.
- Tujuan Rapat, Jenis-Jenis Rapat, Dan Syarat-Syaratnya
Rapat ada yang bersifat rutin dan ada yang bersifat kontemporer (sewaktu-waktu) atau bila terjadi suatu peristiwa yang luar biasa. Beberapa tujuan diadakannya rapat, yaitu:
· Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu permasalahan.
· Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.
· Sebagai alat koordinasi antarintern atau antarekstern.
· Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi pada masalah-masalah yang sedang terjadi.
· Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.
· Menampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta rapat), dll.
Jenis-Jenis Rapat Dan Syarat-Syaratnya
Orang-orang sering menggunakan kata rapat dalam keseharian. Baik ketika situasi formal maupun tidak formal. Dalam setiap kegiatan rapat tentu mempunyai tujuan rapat dan jenis rapat yang berbeda.
Rapat terdiri atas beberapa jenis, tergantung cara pandangnya atau segi peninjauannya.
a) Berdasarkan tujuan.
1. Rapat Penjelasan.
Rapat penjelasan adalah rapat yang diselenggarakan untuk tujuan menyampaikan penjelasan kepada para peserta rapat dari pimpinan.
2. Rapat Pemecahan Masalah.
Rapat pemecahan masalah diselenggarakan untuk menemukan pemecahan tentang suatu masalah yang sedang terjadi atau dihadapi.
3. Rapat Perundingan.
Rapat perundingan adalah rapat yang diselenggarakan dengan tujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak.
b) Berdasarkan sifat.
1. Rapat formal.
Rapat formal adalah rapat yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, sesuai dengan aturan yang berlaku dan semua peserta rapat memperoleh undangan.
2. Rapat informal.
Rapat informal adalah rapat yang dilaksanakan secara tidak resmi dan tidak berdasarkan suatu rencana yang bersifat resmi.
3. Rapat terbuka.
Rapat terbuka adalah rapat yang dapat dihadiri oleh seluruh anggota organisasi. Materi rapat yang dibahas merupakan masalah yang tidak bersifat rahasia.
4. Rapat tertutup.
Rapat tertutup adalah rapat yang diselenggarakan untuk kalangan tertentu dalam suatu organisasi, biasanya yang dibahas hal-hal yang menyangkut maslah yang sifatnya rahasia (tidak atau belum boleh diketahui oleh umum).
c) Berdasarkan jangka waktu.
1. Rapat mingguan.
Rapat mingguan adalah rapat yang diselenggarakan secara rutin setiap minggu, guna membahas masalah-masalah yang bersifat biasa yang dihadapi oleh setiap seksi atau subseksi.
2. Rapat bulanan.
Rapat bulanan adalah rapat yang diselenggarakan setiap bulan dengan rutin, guna membahas masalah-masalah yang bersifat biasa yang dihadapi oleh setiap seksi atau subseksi.
3. Rapat semester.
Rapat semester adalah rapat yang diselenggarakan setiap enam bulan sekali, guna mengadakan evaluasi hasil kerja selama setengah tahun dan mencari serta menentukan rencana-rencana selanjutnya untuk waktu enam bulan berikutnya.
4. Rapat tahunan.
Rapat tahunan adalah rapat yang diadakan sekali setahun yang bertujuan untuk mengevaluasi pelaksanaan dan hasil dari rencana jangka pendek dan jangka panjang.
d) Berdasarkan frekuensi.
1. Rapat rutin.
Rapat rutin adalah rapat yang waktunya sudah tertentu aRapat rutin adalah rapat yang waktunya sudah tertentu atau biasa, missal mingguan, bulanan, dll.
2. Rapat insidental.
Rapat incidental adalah rapat yang terjadi tanpa direncanakan terlebih dahulu, karena adanya masalah yang memerlukan penanganan dengan segera.
1. Rapat kerja.
Rapat kerja adalah rapat atau pertemuan para karyawan dan pimpinan guna membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi.
2. Rapat dinas.
Rapat dinas adalah rapat yang membicarakan masalah kedinasan atau pekerjaan (biasanya dilakukan oleh orang-orang yang bertugas di instansi pemerintah).
3. Musyawarah kerja.
Musyawarah kerja merupakan kata lain dari rapat kerja.
Rapat Resmi yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah yang sangat penting. Peserta rapat sebelumnya mendapat pemberitahuan terlebih dulu melalui surat undangan. Dalam rapat resmi berlaku peraturan protokol yang membantu kelancaran rapat. Apabila terdapat perbedaan pendapat diantara anggota, peraturannya adalah pendapat mayoritas menjadi keputusan, akan tetapi hak-hak minoritas dilindungi dengan pembatasan pembahasan pada pokok-pokok, dan lebih penting adalah memberikan jaminan bahwa semua peserta diperlakukan dengan sebaik-baiknya.
Rapat tidak resmi yaitu rapat yang diselenggarakan oleh pimpinan dengan stafnya serta diadakan di ruang kantor pimpinan atau ruang rapat untuk membahas masalah yang mendesak atau terjadi tiba-tiba. Pada rapat ini biasanya terjadi diskusi dan tukar pendapat atau informasi untuk mengakrabkan pimpinan dengan stafnya. Dalam hal ini sekretaris hanya membuat ringkasan-ringkasan sederhana hasil rapat yang menjadi kesimpulan.
Syarat-Syarat Rapat
Rapat dapat dikatakan berlangsung dengan baik dan berhasil, apabila tujuan rapat yang telah ditentukan tercapai. Untuk dapat mencapai tujuan rapat, ada beberapa syarat yang harus diperhatikan pihak panitia penyelenggara rapat. Bagaimanakah syarat-syarat rapat yang baik?
Suatu pertemuan dapat disebut sebagai sebuah rapat apabila memenuhi kriteria berikut, yaitu:
a. Membicarakan suatu masalah yang berkaitandengan tujuan organisasi, perusahaan, instansi, pemerintah, dan lain-lain, yang harus dirundingkan/didiskusikan secara bermusyawarah.
b. Pada saat rapat seluruh peserta harus berperan aktif.
c. Setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka ( tidak ada yang disembunyikan serta prasangka ).
d. Adanya unsur-unsur rapat seperti pimpinan, notulen, moderator, peserta rapat, masalah yang dibahas.
Untuk mencapai tujuan rapat agar rapat berhasil, setiap peserta rapat harus mengetahui syarat-syarat rapat yang baik. Syarat-syarat rapat yang baik, antara lain :
a) Persiapan rapat.
Persiapan rapat harus dirancang dan dilaksanakan oleh panitia penyelenggara rapat. Secara garis besar persiapan yang harus dilaksanakan, yaitu :
1. Penentuan tujuan rapat dan acara rapat.
2. Penentuan waktu, tanggal, hari, tahun.
3. Penentuan tempat.
4. Akomodasi.
5. Konsumsi.
6. Media/peralatan.
b) Pelaksanaan rapat.
1. Suasana rapat berlangsung terbuka.
2. Para peserta rapat berpartisipasi aktif.
3. Adanya kendali dari ketua rapat
4. Hindarkan debat kusir.
5. Bahasa harus komunikatif.
6. Hindarkan monopoli ketika berbicara.
7. Terdapat keputusan dan kesimpulan rapat.
8. Adanya notulen.
9. Acara rapat.
10. Media rapat.
11. Waktu.
Langganan:
Postingan (Atom)